Comment gérer les stocks de fournitures de bureau ?
La gestion des fournitures au bureau est indispensable pour une double raison économique et logistique. Cela évite d’acheter le même objet plusieurs fois inutilement d’une part. Cela garantit d’autre part, qu’il ne manquera aucun consommable en cas de besoin. Découvrez comment organiser vos stocks.
Désignez un responsable des fournitures
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la présence d’un magasinier ou d’un responsable des fournitures s’impose. Sa fonction consiste à organiser les stocks et vérifier quotidiennement les entrées et les sorties des produits. Il doit être la seule personne habilitée à accéder au local d’entreposage.
Organisez le rangement
Classez les différentes fournitures par ordre alphabétique et fréquence d’utilisation. Les plus utiles au quotidien comme du papier et des stylos doivent être aisément accessibles. Plus qu’un tampon, une corbeille à papier ou un tableau magnétique par exemple. Veillez à placer des étiquettes sur les cartons et les étagères, afin de les identifier rapidement.
Créez une liste de références
De quelle marque de cartouche d’imprimante avez-vous besoin ? Quel grammage de papier utilisez-vous ? Quelles sont les dimensions des porte-revues et des classeurs dont vous vous servez habituellement ? Faites une liste de toutes les références des fournitures usuelles. Utilisez n’importe quelle suite bureautique pour saisir le tout sur ordinateur et pouvoir y accéder rapidement. Inscrivez la quantité de chaque produit présent dans votre stock. Puis, indiquez en parallèle le nombre à partir duquel le renouvellement est nécessaire. Cela vous permettra de déclencher les commandes chez votre fournisseur au bon moment.
Programmez un jour de la semaine pour les commandes
Organisez votre emploi du temps pour vous consacrer aux commandes de fournitures, un jour par semaine, tout au plus. Vous pouvez de cette manière anticiper les besoins de l’entreprise sur les 7 jours suivants. De plus, vous n’aurez besoin de ranger le contenu d’une seule livraison à chaque fois.
Limitez les autorisations d’accès au local de fournitures
Enfin, veillez à ce que le local contenant les fournitures ne soit accessible que par un nombre limité de personnes. L’idéal étant que la seule personne habilitée à y pénétrer, soit le responsable du stock. Cela évitera que les uns et les autres ne viennent allègrement se servir et vider les étagères.
Gérez les stocks de fournitures de bureau de votre entreprise de manière rationnelle et organisée. Désignez un responsable qui s’occupe de la distribution et des commandes. Fournissez-vous auprès de la même enseigne spécialisée pour avoir les mêmes références.
