Quand communiquer sur le déménagement de son entreprise
Vous avez prévu de déménager votre entreprise dans un horizon proche ? Pensez à prévenir vos divers contacts en temps et en heure du changement d’adresse professionnelle. Voici la liste des démarches à accomplir pour poursuivre vos activités sans interruption.
Les obligations légales
Commençons par les obligations légales qui concernent tout déménagement d’entreprise administratif et physique. Il s’agit de la modification des statuts de la société et de la publication d’une annonce au journal d’annonces légales.
Les statuts de la société
En cas de déménagement du siège social de votre entreprise, vous devez changer l’adresse dans vos statuts. La décision de transfert doit au préalable avoir été approuvée par l’organe habilité en la matière : assemblée générale, conseil d’administration, conseil de surveillance, etc. Un procès-verbal s’établit à cette occasion. Il est destiné à officialiser votre transfert de siège.
La parution au JAL
Une fois le PV établi, vous avez un délai d’un mois pour le signaler officiellement. Cette démarche est à effectuer par une simple publication dans un journal d’annonces légales. Si votre nouveau siège est assujetti à un autre tribunal de commerce que le précédent, deux annonces sont alors nécessaires. Chacune d’entre elles doit être publiée dans le journal légal qui paraît dans la juridiction du tribunal. Vous devez enfin adresser au greffe du tribunal ou au centre de formalités des entreprises une déclaration de modification des statuts. De cette manière, vous avez complété la communication officielle de votre déménagement d’entreprise.
La modification administrative
Faites la liste de tous vos fournisseurs de service afin de les prévenir de votre changement d’adresse professionnelle à venir. Prévenez-les environ un trimestre avant le jour J, notamment si des installations techniques sont à prévoir dans les nouveaux locaux. Pensez également à transférer vos contrats d’assurance et de prévenir vos banquiers et le centre des impôts. Si vos nouveaux locaux sont trop exigus pour accueillir tous vos dossiers administratifs, optez pour l’archivage externalisé. Cette solution très fonctionnelle vous permet d’accéder à vos archives à votre convenance dans un lieu parfaitement sécurisé.
La communication commerciale
Établissez un plan de communication à rebours pour prévenir vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires de votre déménagement d’entreprise. Cela vous permet de vous rappeler au bon souvenir de vos contacts et de leur laisser le temps d’intégrer l’information. Pensez enfin à modifier l’adresse de votre entreprise sur vos documents administratifs, votre site internet et les différents médias sociaux.
Entamez vos démarches de communication environ trois mois avant la date de votre déménagement d’entreprise. Commencez par effectuer les formalités obligatoires légales. Veillez ensuite à transférer tous vos abonnements et contrats de service d’une adresse à l’autre. Planifiez enfin un calendrier à rebours du jour J pour prévenir vos contacts commerciaux. Cela peut être le point de départ de votre nouvelle stratégie marketing.
