Entreprise : comment déménager ?
Il est temps de changer de locaux professionnels ! Votre entreprise déménage et vous ne savez pas par où commencer. Entre les démarches administratives, les recherches de local, les contraintes techniques et les ressources humaines, difficile d’avancer sereinement. Pas de panique ! Nous vous aidons à préparer votre déménagement d’entreprise grâce à nos conseils de pro. C’est parti !
Quand préparer le déménagement de son entreprise ?
Un déménagement se prépare à l’avance. Pour une meilleure organisation, vous devez pouvoir anticiper tous les aspects. Et, pour cela, il est indispensable de commencer à vous préparer au moins six mois à l’avance. Cela vous permettra de disposer d’assez de recul et assez de temps pour réaliser un cahier des charges précis et vous y tenir.
Pour ne pas perdre de temps, commencez par fixer la date précise de votre déménagement d’entreprise. Une fois celle-ci validée, vous pourrez ainsi vous organiser et contacter les différents prestataires dont vous aurez besoin.
N’oubliez pas de donner votre préavis au bailleur de vos locaux professionnels ! Votre nouvelle adresse en tête, commencez à établir un premier plan d’organisation de vos futurs espaces. Des travaux sont-ils à prévoir ? Si oui, pouvez-vous les lancer dès maintenant, afin que tout soit prêt au moment d’emménager ? Autant de questions à vous poser.
Un déménagement d’entreprise est également l’occasion d’étudier les contrats de travail de tous vos salariés et de remettre en perspective l’organisation de votre entreprise. Prenez le temps de réfléchir à la meilleure façon d’optimiser vos ressources humaines.
Quand prévenir ses salariés que l’entreprise déménage ?
Trois mois avant le jour J, il est temps de prévenir vos salariés. Ces derniers doivent être prévenus en avance, car un déménagement changera leurs habitudes. Si vous déménagez dans une autre ville, cela est d’autant important. Il se peut que certains employés quittent le navire afin d’éviter des trajets trop longs. Vous devez pouvoir anticiper les besoins et les départs !
N’hésitez pas à impliquer les salariés dans le déménagement. Soyez à l’écoute de leurs suggestions et de leurs avis. L’objectif ? Limiter les refus de modifier le contrat de travail.
Nous vous conseillons de nommer un responsable qui sera en charge de votre déménagement. Celui-ci supervisera à la fois le bon déroulement du déménagement, mais aussi les relations avec les prestataires. Il fera aussi le relais entre les salariés et la direction. Le rôle du CSE est également important.
Enfin, n’oubliez pas de prévenir également vos fournisseurs, partenaires et clients !
Déménagement d’entreprise : quelles sont les démarches ?
Déménager une entreprise prend du temps et de l’énergie. Quelques mois avant le grand jour, vous devez surveiller les travaux en cours dans vos futurs locaux et, si besoin, lancer les travaux de rénovation dans vos locaux actuels, afin de les rendre en état.
Prenez le temps de trier vos archives et les documents conservés dans votre entreprise. C’est le moment de vous débarrasser du superflu ! Surtout que, de la paperasse, vous en aurez bien assez avec votre déménagement. En effet, vous devez effectuer les changements d’adresse auprès de la Sécurité social, de l’Urssaf, de l’assurance, de la préfecture, de la caisse de retraite, etc. Commencez un mois avant votre déménagement !
Deux semaines avant votre déménagement d’entreprise, informez vos employés sur le déroulement du transfert. Vous pouvez également commencer à communiquer votre nouvelle adresse à vos clients, vos prestataires et vous fournisseurs. C’est le moment de faire de nouvelles cartes de visite !
Comment réaliser le transfert des équipements ?
Difficile de déménager une entreprise seul ! Pour assurer le transfert de tous vos équipements d’un point A à un point B, passez par une entreprise spécialisée dans le déménagement d’entreprise. Demeco Industrie, par exemple, vous accompagne lors de votre transfert industriel : parc informatique, machines spéciales et autres équipements.
Le transfert se fait de façon sécurisée. Vous vous assurez ainsi que votre matériel ne s’abîme pas ou ne se perde pas pendant le trajet. L’entreprise en charge du transfert peut également proposer de l’installer dans les nouveaux locaux. Ainsi, vous gagnez du temps !
Voilà comment déménager votre entreprise sereinement. En vous y prenant bien en avance, vous anticipez tous les problèmes qui peuvent survenir et vous entourez des bons prestataires. Vos salariés sont prévenus à l’avance et comprennent plus facilement le déménagement ! Bon courage !
