Combien de temps doit-on conserver sa comptabilité ?
Les documents de comptabilité d’une entreprise ou d’un simple particulier méritent d’être conservés dans des endroits sécurisés. Représentant des preuves matérielles des différentes actions commerciales, ces documents peuvent vous protéger contre tout risque de fraude fiscale. Cependant, la conservation de ceux-ci répond à des règles parmi lesquelles on a le temps de conservation. Alors, en combien de temps doit-on conserver sa comptabilité ? Voici un maximum d’information à propos.
Les livres comptables
Les documents comptables existent sous diverses formes en raison de leurs contenus. En effet, chacun d’eux contient des éléments représentant vos différentes actions. La conservation de ces documents se fait sur une durée de 10 ans, compter à partir de la dernière opération comptabilisée. Cependant, ces documents qui servent en réalité de base juridique existent sous plusieurs formes que voici.
Le grand livre
Le grand livre est le document de comptabilité qui permet de récapituler tous les mouvements en fonction du plan de comptabilité de l’entreprise. Celui-ci est en réalité divisé en plusieurs grands comptes tels que : les comptes de tiers, les comptes de stocks, les comptes d’immobilisation et les comptes finances.
Le livre journal
Le livre journal est un document de comptabilité qui permet d’enregistrer les mouvements comptables qui sont intervenus au cours des exercices. En effet, le document comptable que voici est régi par l’article R123-174 issus du code de commerce. Cet article stipule que tous les mouvements affectant le patrimoine d’une entreprise doivent être enregistrés opération par opération dans le livre journal.
Le livre d’inventaire
Généralement, le livre d’inventaire est moins utilisé que ceux précédemment évoqués. Toutefois, il est régi par l’article L123-12 du code de commerce qui stipule qu’il doit être dressé une fois par an. Dès lors, ceci permet de constater l’actif y compris le passif de son entreprise.
Les comptes annuels
Tout commerçant doit en réalité établir des comptes annuels à la clôture de son activité. Quant à la question de combien de temps doit-on conserver sa comptabilité, les comptes annuels se font sur une échelle de 10 ans. Cependant, ces comptes annuels prennent en compte les types de documents que voici ci-dessous.
Le bilan comptable
Ici, il s’agit en effet d’une représentation des différents éléments de l’actif et du passif d’une entreprise. Ainsi, le bilan comptable est le document archive qui fait apparaître de façon bien distincte les divers capitaux propres à l’entreprise. En d’autres termes, on parle d’une photographie du patrimoine de l’entreprise.
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L’annexe
Le document que voici « annexe » représente un complément d’information porté au compte de résultat et au bilan. Généralement, l’annexe renseigne sur les actions ou mouvements capables d’impacter les comptes de l’entreprise tout en apportant des précisions. Dès lors, ces informations peuvent avoir rapport à l’évolution du chiffre d’affaires de la société, les conventions entre l’entreprise et ses dirigeants, les évènements qui ont affecté la vie sociale de la société, etc.
Le compte de résultat
Le compte de résultat est le document qui prend en compte de différentes charges de l’entreprise. De même, il a également pour rôle de faire le point des produits de la société y compris le résultat de l’exercice.
Les pièces justificatives des activités
Les pièces justificatives des activités sont également conservées sur une durée de 10 ans à l’instar des documents précédents. Celle-ci est bien sûr comptée à partir de la dernière opération de comptabilité. Les pièces justificatives des activités sont donc des documents qui justifient un ensemble d’opérations. Cependant, ces documents sont établis sous diverses catégories et chacune d’elle contient des informations à part entière.
Les factures
Les factures sont les pièces ou documents qui attestent de l’achat ou encore de vente au sein de l’entreprise. Ainsi, elles prennent en compte tous les détails d’achat ou de vente tels que : le prix, le nom du produit, la date d’achat ou de vente, etc. Elles doivent donc être conservées dans un endroit très sûr, car elles sont avant tout des preuves juridiques.
Les bons de commande et de livraison
Les bons de commande sont des documents de comptabilité qui définissent et valident les modalités d’une prestation commerciale. Les bons de livraison quant à eux sont l’ensemble des documents qui prouvent que la marchandise livrée est en réalité conforme à la commande préalablement établie. Ainsi, ces documents doivent être conservés avec grand soin.
En conclusion, les documents comptables, quelle que soit leur forme, se conservent sur une durée de dix ans.
