Au secours mon premier salarié arrive : bien se préparer, bien l’accueillir

Au secours mon premier salarié arrive : bien se préparer, bien l’accueillir

Ca y est, le voilà, l’objet de tous tes désirs (et aussi de toutes tes craintes), ton premier salarié !
Alors prêt-e à l’accueillir ? Tout est paré pour ce premier salarié, un des futurs piliers de ton entreprise ?

Cet article fait parti de la série de toutes ces premières fois que l’on découvre quand on entreprend. 

arrivee premier salarie

Eviter le mode arrache

Trop souvent, le salarié est accueilli à l’arrache. Pourquoi à l’arrache ? Car l’entreprise est en mode arrache, pardi !

C’est le cas de beaucoup de startups, ou de petites entreprises. C’est sûr.
Et pourtant détrompe-toi, c’est aussi le cas dans de plus grandes entreprises aussi.

Alors comment éviter l’arrache, comment éviter cette impression que tout se fait sans préparation ?

Préparer son arrivée

Même si ton entreprise est encore jeune, et que tu ne peux pas mettre en place un process complet d’accueil de chaque salarié, prends du temps pour préparer son arrivée.

Tu verras ça te réussiras,

Un engagement fort pour ton entreprise.

Les questions à se poser

Déjà, je te propose 5 questions que tu peux te poser pour bien préparer son arrivée :

  • Lui as-tu envoyé un mail pour l’avertir des modalités de son arrivée ?
  • As-tu laissé ton adresse et un numéro de portable (oui oui, normalement tout est sur ton site, mais n’oublie pas le facteur stress, ça fait perdre pas mal ses moyens à un salarié) ?
  • Sait-il à quelle heure c’est l’embauche ?
  • As-tu bien vérifié que tu es disponible ce jour-ci ?
  • Le cas échéant, as-tu décommandé tes rendez-vous ? Toute la journée ?

Etre disponible sur sa journée d’arrivée

Tu pensais quoi, hop, il arrive et tu repars en rendez-vous client ?

Un salarié, surtout le premier, c’est un bien précieux, ça se bichonne.

Alors il va falloir prendre ta journée, décommander l’ensemble de tes rendez-vous.

Oui, tu as bien lu, tous tes rendez-vous !

Tes mails ? Tu oublies pour la journée. Bon ok, c’est un peu violent, addict que nous sommes des mails.
Disons ne les regarde que deux fois dans la journée.

Les coups de téléphone ? Acceptes des plages horaires où tu peux répondre au téléphone. Et c’est tout !

Je te l’ai dit, tu dois être présent pour ton premier salarié.

La présentation de l’entreprise

Pour t’aider dans l’accueil de ton futur premier salarié, tu peux mettre en place un fascicule qui présente l’entreprise, ce qu’elle fait, qui elle est, etc.

L’idée ici, c’est de compléter ce que tu diras.
Je te déconseille de fournir ce fascicule, et de disparaître.

Ton premier salarié doit être accueilli en face à face, il faudra le mettre à l’aise. A toi, et non un document, de lui souhaiter une bienvenue digne !

Et puis, admettons qu’il y ait une vraie urgence (une vraie, pas juste un appel ou un mail) à gérer. Ton futur salarié aura au moins de la matière à lire.

Un petit plus, la charte de l’entreprise

Tu as réussi à lire cet article jusque là, c’est bien : alors, je t’offre une idée cadeau.

Une idée qui est souvent oubliée, voire même ignorée.

Une idée qui va révolutionner toute ton entreprise.

Hmm, ok, j’arrête je m’emporte là … quoique.

 

Alors quelle est-elle, cette idée ?

Crée une charte de bonne conduite de l’entreprise.

Préparer les fondements de la culture de toute ton entreprise

C’est sûr, quand on est une petite entreprise, quand on démarre son entreprise, le plus souvent tout se passe par la parole.

On n’a pas le temps de préparer des documents, de tout écrire, tout organiser,

il faut que tout aille vite très vite !

Tu veux savoir si ton salarié avance bien : tu lui demandes directement.
Il veut avoir un renseignement sur tel ou tel projet : tu lui donnes directement.

La documentation c’est taboo, on en viendra toutes et tous à bout, non ?

Et pourtant, en se posant un peu (je dirais trois ou quatre soirs, ou bien, un ou deux jours de travail), tu vas pouvoir réfléchir à la culture de ton entreprise.

Tu vas pouvoir détecter les codes de bonnes conduites, les valeurs de ton entreprise (et que faire quand on ne respecte pas ces règles de bonnes conduite).

Attends un peu, il existerait pas un peu le contrat d’embauche pour ça ?

Le contrat d’embauche (CDD, CDI, interim, …) est plus un contrat juridique. Il est d’ailleurs très cadré, certaines clauses étant très importantes, voire même obligatoires (sous peine de graves problèmes judiciaires sinon).

Ici, nous parlons d’un contrat moral (qui n’a pas de valeur légale — face aux prud’hommes –).

C’est un engagement que tout le monde prend, y compris toi le patron, la patronne (et c’est très important) !

(d’ici quelques temps, je te présenterai une méthodologie pour créer une charte qui déchire sa $%$!)

 

Et cet engagement, c’est bon pour toi, c’est bon pour ton premier salarié mais aussi pour tous les autres qui vont venir !

Alors penses à toi dans ton futur, et crée une charte d’entreprise !

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Sa machine est-elle prête ?

Combien de fois un salarié est arrivé dans sa nouvelle entreprise sans avoir de poste de disponible ?

Pour être sûr que tout soit prêt, je t’invite à te poser ces questions :

  • Aura-t-il, aura-t-elle, une machine de disponible ? ça fonctionne aussi pour tout autre métier bien sûr. En somme, a-t-il les outils pour bien commencer ?
    • Penses bien à anticiper les jours fériés, les week-ends pour avoir la machine à temps
  • Aura-t-il, aura-t-elle, un bureau à elle, ou bien un emplacement dédié ?
    • Que faire si ce n’est pas le cas ?
  • Si la machine est nécessaire, aura-t-il les accès ? (login, mot de passe dédiés, clefs pour y accéder, badge disponible, …)

Et il va travailler sur quoi ?

Et puis, une fois la présentation faite, ton salarié, il va faire quoi  ?

Se tourner les pouces, passer sa journée sur facebook ?

Prévois déjà le parcours approximatif de sa journée, ou pas …

Si ta culture d’entreprise est plus fondée sur la responsabilisation, tu peux le laisser venir à toi.

Dans tous les cas, il te faut prévoir ce qu’il fera :

  • le projet, sur lequel il va travailler, est-il prêt ?
  • est-ce à lui-elle de tout préparer ? tout paramétrer ?
  • doit-elle, doit-il, se former pour commencer son apprentissage ?

Le voilà, mon premier salarié arrive, je fais quoi ?

accueil premier salarieEt ca y est ! Le grand jour est arrivé !

Stressant, n’est-ce pas ?

Imagine comment il-elle doit être !

Ta mission quand il-elle va arriver :

  • avoir un-e salarié-e qui sente bien dès son entrée dans l’entreprise
  • qu’il-elle se sente accueilli-e
  • le-la déstresser
  • ne pas en faire trop
  • l’aider à se repérer dans sa nouvelle entreprise

Arriver un peu en avance

Pour être sûr de bien l’accueillir, s’assurer que tout se passera bien, rien de mieux que d’être à l’heure.
Je dirais même plus, sois même en avance, si si !

Ca te permettra de pallier à tous les problèmes et c’est un peu ton job, de base, non ?

Voilà, tu es là, comme un lion en cage, tu tournes, tu vires, et …

Ah ! ça y est, ça sonne à la porte !

Souffler, rester zen

Le stress ça n’aide pas à avoir les idées claires.
Respires un bon coup !

Si tu maîtrises quelques techniques de méditation, visualise que tout va bien se passer !

C’est super chouette, c’est ton premier salarié !!

Cette méditation, ce temps que tu t’es accordé-e avant qu’il-elle arrive, ça va t’éviter de tout faire dans la précipitation.

Lui serrer la main

Tu lui ouvres la porte, tu l’accueilles avec un grand sourire (sincère le sourire).

Et tu lui serres la main. Oui, je sais, j’enfonce une porte ouverte …

Pourtant …

Et tu le-la regardes, en lui souhaitant la bienvenue !

Cool, reste cool

rester cool accueil premier salarie

Je te conseille de ne pas tout de suite démarrer, même si tu es super/archi/méga en retard sur tes dossiers.

Prends le temps de discuter avec lui, avec elle.

Autour d’un thé, d’un café.

Le but : le-la mettre à l’aise !

Visite des locaux, des commodités

Quelque soit la taille de ton entreprise, profites-en pour lui faire découvrir les locaux de l’entreprise.

En somme, c’est comme quand il visite un appart, une maison.

L’important ici, c’est que ton-ta salarié-e appréhende les lieux. Qu’il se repère.

Lui présenter l’entreprise

Il va alors être temps de lui présenter l’entreprise (proposes-lui en support le fascicule).

Sans trop faire ton-ta commercial, il va être intéressant de lui présenter :

  • les valeurs de l’entreprise,
  • la vision que tu as de l’entreprise, aujourd’hui, dans un an, dans 5 ans, …

Lui rappeler ce qu’il-elle fera dans l’entreprise (lui définir son poste, ses missions).

L’écouter

Oui, je le signale : c’est hyper important de l’écouter.

Il-elle a des questions : écoute-les bien.
Quitte à prendre notes de ces questions pour tes prochaines embauches.

Ecoute ton-ta salarié-e.

A la fin de la présentation, s’il-elle n’a aucune question, c’est qu’il y a un hic !
Discutes-en avec lui-elle.

Et après, je fais quoi ?

Grâce à ce que tu as déjà préparé la veille et les jours d’avant, tu seras moins stressé-e.

Présentes-lui alors la charte (en double exemplaire).

Échangez dessus, et signez la tous les deux. J’ai bien dit tous les deux.

Le contrat légal pourra attendre la fin de la journée par exemple, et au maximum le lendemain.

Çà vous permettra de bien poser les bases de la culture de ton entreprise,

Qui va devenir aussi son entreprise !

 

Et puis, tout va s’enchaîner :

  • s’il-elle a besoin de se former, tu auras tout préparé pour qu’il-elle démarre sa formation
  • peut-être devra-t-il sinon commencer son premier projet, accueillir les clients …
    • à toi de le mettre à l’aise.

Un salarié a toujours besoin qu’on lui montre ce qu’il faut faire, au début

Bien que tu aies choisi un salarié suivant un profil, suivant ses compétences, il ne faut surtout pas croire qu’il-elle sera opérationnel-le dès la première journée.

Donnes-lui des conseils.

Quitte à le-la former, à lui montrer comment tout se passe, comment il-elle doit appréhender son nouveau métier.

Tout dépend alors de ta façon de manager tes salariés.

Et ça, si tu ne le sais pas déjà, tu le découvriras petit à petit, grâce à tes salariés.

 

Bravo pour cette première embauche !

bravo pour embauche premier salarie

Tu verras c’est souvent un premier cap à passer, après, ça va de mieux en mieux !

 


Alors, tu as réussi à créer ta charte d’entreprise ? Tu es rendu à combien de salariés maintenant ? Tes premiers salariés sont restés dans ton entreprise ?

Racontes- moi ! 🙂

 

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3 réactions au sujet de « Au secours mon premier salarié arrive : bien se préparer, bien l’accueillir »

  1. Bel article. 🙂 L’accueil, c’est primordial et pas seulement dans une petite entreprise. Accueillir avec des mots, accueillir avec des actes symboliques, accueillir finement en respectant la singularité du sujet. Accueillir aussi le silence 🙂 Pas facile de parler à son nouveau patron … Accueillir, c’est loin d’être simple, c’est plutôt de l’ordre du complexe et c’est effectivement précieux d’y avoir pensé avant.

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